Der Kassierer spielt eine wichtige Rolle im Leiterrat. Er sollte genügend Kenntnisse, Zeit und Verantwortungsgefühl haben, um seine Aufgabe gut auszuführen.
Kassierer und Kassenbuch
Der Kassierer ist dein Schatzbewahrer. Das Kassenbuch ist sein Tagebuch. Hierüber solltet ihr deutliche Vereinbarungen und Regeln treffen - für eine finanziell gesunde Gruppe.
Der Kassierer ist dein Schatzbewahrer. Das Kassenbuch ist sein Tagebuch. Hierüber solltet ihr deutliche Vereinbarungen und Regeln treffen - für eine finanziell gesunde Gruppe.
Wer ist der Kassierer?
Welche Vereinbarungen über eure Finanzen?
Triff deutliche Vereinbarungen mit dem Kassierer:
- Vereinbart eine Deadline für einen regelmäßigen Kassenbericht. Der Kassierer sorgt bspw. jeden Monat für einen Kassenbericht und stellt ihn auf dem Leiterrat vor. Was kann so ein Kassenbericht beinhalten?
- Wieviel haben wir in der Kasse: an Cash, auf dem Girokonto und dem Sparkonto?
- Was wurde im letzten Monat ausgegeben?
- Welche Beträge waren Einkünfte?
- Welche großen Ausgaben sollen nächsten Monat gemacht werden?
- Bringe Vereinbarungen, wer welche Ausgaben machen soll, zu Papier. Ab welchem Betrag muss der ganze Leiterrat beschließen, ob eine Summe ausgegeben werden darf. Welches Mandat hat der Kassierer?
Auch Regeln für die ganze Leiterratsgruppe sind notwendig:
- Welche Unkosten werden zurückbezahlt? Wer bekommt Kilometergeld, und wie viel? Wie sollen die Unkosten bewiesen werden?
- Wer bezahlt wann und wieviel für Getränke?
- Wieviel bezahlen Leiter fürs Lager oder andere Aktivitäten?
- Wer übernimmt Schäden an mitgebrachtem Eigentum (MP3-Player, Handys, usw.)?
Das digitale Kassenbuch
Um die Kassenverwaltung zu vereinfachen, hat die KLJ ein digitales Kassenbuch entwickelt. Diese Kassenbuchschablone gibt immer einen guten Überblick über die Finanzen deiner Gruppe. Unten findest du das Kassenbuch 3.0 und die Gebrauchsanweisung, um sofort loszulegen. Wobei hilft dir das digitale Kassenbuch?
- Einkünfte und Ausgaben auseinander zu halten
- Die Verrichtungen und Transaktionen von Giro- und Sparkonto und der Kasse (Cash) im Blick zu halten
- Automatisch zu berechnen, wie viel Geld ihr noch habt und was an Budget für Initiativen zur Verfügung steht
Im Kassenbuch 4.0 kannst du mit mehreren Rechnungen arbeiten und eine Jahresabschlussbilanz aufstellen, wenn du mit deiner KLJ eine VoG angemeldet hast.
Tipp: du kannst das Kassenbuch für eine (fiktive) extra Rechnung benutzen, womit es einfacher ist, den Überblick zu bewahren wer bspw. bereits einen Ausflug bezahlt hat.