Wie bringe ich die Mitgliederverwaltung in Ordnung?
In Twizzit beginnst du jedes Arbeitsjahr mit einer leeren Mitgliederliste. Auch Kinder und Jugendliche, die im vergangenen Jahr Mitglied waren, müssen ihre Anmeldung erneut bestätigen. Kümmere dich darum möglichst schnell, denn Personen, die nicht in der Mitgliederliste stehen, sind nicht über KLJ National versichert.
Um die Mitgliederliste mit allen Mitgliedern des aktuellen Jahres zu füllen, lässt du sowohl bisherige als auch neue Mitglieder ein Anmeldeformular in Twizzit ausfüllen. KLJ National hat hierfür für deine Dorfgruppe bereits eine Vorlage vorbereitet.
So werden bei neuen Mitgliedern direkt alle notwendigen Angaben erfasst. Bei bestehenden Mitgliedern können die vorhandenen Angaben gleichzeitig überprüft werden. Sobald jemand das Formular ausgefüllt hat, erscheint die Person automatisch korrekt in der aktuellen Mitgliederliste.
Option: du kannst beim Ausfüllen des Formulars direkt eine digitale Zahlung ermöglichen. In einer Übersicht kannst du sehen, wer bereits welchen Betrag bezahlt hat. Das ist besonders praktisch. Wenn Personen angeben, bar zu bezahlen, müssen diese Zahlungen natürlich weiterhin manuell nachverfolgt werden.
Achtung! Wenn du digitale Zahlungen in Twizzit aktivieren möchtest, fällt einmalig eine Gebühr von 49 € zzgl. MwSt. an. Diese Gebühr dient der Überprüfung der Kontonummer und der dazugehörigen Angaben und deckt die Kosten der Validierung ab. Es kann bis zu 10 Werktage dauern, bis die Kontonummer freigegeben ist und für Zahlungen genutzt werden kann. Du erhältst eine Bestätigung, sobald das Konto genehmigt wurde.
Du kannst die Angaben bestehender und neuer Mitglieder auch manuell in Twizzit eintragen. Das bedeutet für die Leitung bzw. den Vorstand jedoch deutlich mehr Arbeit und erhöht das Risiko von Fehlern. Deshalb raten wir davon ab!
Wenn du eine Person manuell hinzufügen möchtest, musst du folgende Schritte ausführen:
- Erstelle ein Kontaktprofil mit den persönlichen Daten.
- Füge diesem Kontaktprofil eine Mitgliedschaft hinzu.
- Führe für das neue Mitglied die Aktion „Twizzit-Einladung senden“ aus, damit es sich selbst bei Twizzit anmelden kann.
Wie erstelle ich ein Anmeldeformular?
Gehe in Twizzit zu „Verwalten/Manage/Beheren“ und anschließend zu „Anmeldeformularen/Suscription forms/inschrijvingsformulieren“. Klicke unten rechts auf das Pluszeichen und wähle unter der Kategorie KLJ die Vorlage „Mitgliederverwaltung 26–27“ aus.
Dieses Formular enthält alle Informationen, die verpflichtend an KLJ National weitergegeben werden müssen, sowie Beispiele dafür, was ihr als Dorfgruppe zusätzlich in das Formular aufnehmen könnt (z. B. das Lager bereits bezahlen oder eine KLJ-Jacke mitbestellen).
Sobald jemand das Formular ausgefüllt hat, erscheint diese Person direkt korrekt in der aktuellen Mitgliederliste. Du hast als Vorstandsmitglied bzw. Leitung danach keine weitere Verwaltungsarbeit mehr.
Achtung! Du musst das Formular zuerst noch an zwei Stellen ergänzen. Wenn du das nicht machst, funktioniert das Formular nicht korrekt. Das Mitglied wird dann nicht automatisch eingeschrieben und ist somit auch nicht versichert.
Die beiden Schritte werden unten im Text sowie im Video bzw. auf YouTube erklärt.
Die zwei Anpassungen, die du noch vornehmen musst, bevor du das Formular verwenden kannst, sind:
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Unten auf der ersten Seite des Formulars musst du bei „KLJ-Mitgliedschaft“ noch die verschiedenen Mitgliedschaften hinzufügen, die beantragt werden können, sowie den jeweiligen Mitgliedsbeitrag festlegen. Wähle nur die A-Mitgliedschaft und die D-Mitgliedschaft aus. Die G-Mitgliedschaften musst du in diesem Anmeldeformular nicht berücksichtigen.
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Die A-Mitgliedschaft ist die Standardmitgliedschaft und kostet 26 Euro. Wenn deine Dorfgruppe für eine A-Mitgliedschaft mehr oder weniger als den Standardpreis verlangt, kannst du einen anderen Betrag eingeben. Beachte jedoch, dass KLJ National für eine A-Mitgliedschaft immer 26 Euro berechnet.
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Die D-Mitgliedschaft ist ein ermäßigter Tarif für Personen, die bereits Mitglied bei einer anderen KLJ-Dorfgruppe oder einem Groene-Kring-Bezirk sind, und kostet 13 Euro. Wenn deine Dorfgruppe für eine D-Mitgliedschaft mehr oder weniger als den Standardpreis verlangt, kannst du einen anderen Betrag eingeben. Beachte jedoch, dass KLJ National für eine D-Mitgliedschaft immer 13 Euro berechnet.
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Bei den Verarbeitungsaktionen unter dem Reiter „Verarbeiten/Processing“ musst du noch vier Aktionen hinzufügen:
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Die erste und wichtigste Aktion ist: „Mitgliedschaft bei KLJ und Groene Kring vzw beantragen“. Diese Aktion sorgt dafür, dass eine Person, die sich bei deiner Dorfgruppe anmeldet, automatisch auch Mitglied bei KLJ National wird und somit über die KLJ-Versicherung versichert ist. Wenn du diese Aktion nicht hinzufügst, ist das Mitglied nicht versichert, bis du manuell eine Mitgliedschaft bei KLJ National für diese Person beantragst. Gib außerdem an, dass ein neuer Kontakt erstellt werden soll, falls noch keiner vorhanden ist.
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Die zweite Aktion ist „Kontakte verknüpfen“. Diese Aktion verknüpft die Anmeldung mit dem Mitglied in deiner Dorfgruppe. Gib auch hier an, dass ein neuer Kontakt erstellt werden soll, falls noch keiner vorhanden ist.
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Die dritte Aktion ist „Kontaktdaten aktualisieren“. Gib auch hier an, dass ein neuer Kontakt erstellt werden soll, falls noch keiner vorhanden ist. Aktiviere außerdem, dass bestehende Informationen überschrieben werden dürfen. Wenn ein Mitglied beispielsweise umgezogen ist, werden durch diese Aktion die Angaben aus dem Formular in das Kontaktprofil des Mitglieds übernommen.
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Die vierte und letzte Aktion ist „Nachricht senden“. Dadurch erhält die Person eine E-Mail mit der Bestätigung, dass die Anmeldung erfolgreich war. Gib außerdem an, dass bestehende Mitglieder, die sich erneut anmelden, eine Benachrichtigung in ihrer App erhalten. Achte zuletzt unbedingt darauf, dass der E-Mail eine Twizzit-Einladung hinzugefügt wird. So können neue Mitglieder ihren Twizzit-Account erstellen, der automatisch mit der Twizzit-Umgebung deiner Ortsgruppe verknüpft wird. Bei bestehenden Mitgliedern führt dies lediglich dazu, dass sie sich bei ihrem bereits vorhandenen Twizzit-Account anmelden können.
Wenn sich die Mitglieder bei deiner Ortsgruppe angemeldet und ihren Mitgliedsbeitrag bezahlt haben, erhält deine Dorfgruppe ab November eine Rechnung, die ebenfalls über Twizzit bezahlt werden kann. Damit bezahlt ihr die Mitgliedsbeiträge aller angemeldeten Mitglieder gesammelt an KLJ National. Die Sekretärin bzw. der Sekretär erhält also nicht für jedes einzelne angemeldete Mitglied eine separate Rechnung.
Weitere Informationen zur Arbeit mit Formularen findest du hier.
Warum ist es wichtig, dass alle Mitglieder angemeldet sind?
KLJ sorgt dafür, dass alle Mitglieder gegen verschiedene Unfälle, Schäden und Risiken versichert sind. Wenn du dich beispielsweise bei einer Aktivität verletzt oder versehentlich Eigentum einer Person beschädigst, die nicht Mitglied der KLJ ist, können größere Kosten von der Versicherung übernommen werden, anstatt dass du sie selbst tragen musst.
KLJ National muss deshalb wissen, wer Mitglied ist. Das ist nur möglich, wenn die betreffende Person ordnungsgemäß angemeldet wurde.
Deshalb gilt: NICHT angemeldet = NICHT versichert.
- Alle Informationen und Bedingungen zu den verschiedenen Versicherungen von KLJ findest du hier.
Wie bringe ich die Vorstandsverwaltung in Ordnung?
Wenn du die Vorstandsliste deiner Dorfgruppe in Ordnung bringen möchtest, musst du nicht mehr ausdrücklich auf eine Schaltfläche klicken, um die Liste zu bestätigen. Die Vorstandsliste muss natürlich weiterhin aktualisiert werden.
Achtung! Auch alle Vorstandsmitglieder und Leiterinnen bzw. Leiter müssen sich für das neue Arbeitsjahr erneut anmelden. Andernfalls sind sie nicht in der Mitgliederliste sichtbar, da sie keine Mitgliedschaft haben.
KLJ National verwendet den 30. September als Frist für die Vorstandslisten der Dorfgruppen.
Sorge also dafür, dass alle Vorstandsmitglieder und Leitungspersonen für das kommende Arbeitsjahr vor dem 30. September:
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als „Clubkontakt“ mit den richtigen Kontaktfunktionen eingetragen sind (z. B. Hauptleitung, Kassierer/in, Leitung +16 usw.). Wie du einen Clubkontakt anlegst, erfährst du hier.
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Administrator/in sind oder über entsprechende Verwaltungsrechte verfügen. Über diese Links erfährst du, wie du Administratoren hinzufügst oder Verwaltungsrechte einstellst.
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das Anmeldeformular ausgefüllt haben, damit sie auch in der Mitgliederliste erscheinen (siehe oben unter Mitgliederverwaltung). Eine Person mit Kontaktfunktionen, Administratorrechten oder Verwaltungsrechten wird nämlich nicht automatisch in eurer Mitgliederliste aufgeführt.
Hat eure Dorfgruppe noch weitere Funktionen, die nicht bei den Kontaktfunktionen aufgeführt sind (z. B. Verantwortliche/r für Abfall)? Dann könnt ihr innerhalb eures Vorstands zusätzliche Kontaktfunktionen anlegen. Wie das funktioniert, erfährst du hier.