Skip to main content

FAQ

Datenschutz, Zustimmungen und Ähnliches... Als KLJ-Mitglied wirst du mit so einigem konfrontiert. Wir sammeln die am häufigsten gestellten Frage und beantworten sie euch hier.

Datenschutz, Zustimmungen und Ähnliches... Als KLJ-Mitglied wirst du mit so einigem konfrontiert. Wir sammeln die am häufigsten gestellten Frage und beantworten sie euch hier.

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGV) startete am 25. Mai 2018, aber wir sind noch nicht in Ordnung. Was jetzt?

Keine Panik. Lies unsere Seite über personenbezogene Daten und Privatsphäre, bereite dich vor und versuche am Anfang des neuen Arbeitsjahres ganz in Ordnung zu sein.

Soll ich selbst eine Datenschutzerklärung schreiben?

Nein, du kannst die Datenschutzerklärung der KLJ benutzen. Falls du wirklich möchtest, kannst du natürlich trotzdem deine eigene Erklärung verfassen. 

Achtung: Gekoppelte VoGs (zum Beispiel für die Verwaltung  deines eigenen KLJ-Lokals) sollten selbst eine Datenschutzerklärung schreiben.

Soll ich bei jeder Anmeldung einen Vertrag mitgeben, in dem alle Verabredungen festgelegt werden?

Nein, das musst du nicht machen. Am besten verweist du immer auf die Datenschutzerklärung der KLJ. Diese kannst du ausgedruckt in deine Lokal legen oder während Hausbesuche mitnehmen. Auf dem Beispielanmeldungsformular der KLJ steht eine Link zur Datenschutzerklärung. Dieses Formular kannst du verwenden. Es wird bald auf der Seite PR und Werbung in personenbezogene Daten und Privatsphäre zu finden sein.

Darf ich noch Mitgliederliste auf meinem Computer aufbewahren?

Ja, aber du kannst dies am besten in einem Ordner auf Wall-e machen. Diese Plattform ist besser gesichert.

Achtung: Mitgliederliste darfst du höchstens 10 Jahr aufbewahren.

Darf ich Dropbox oder Google Drive noch benutzen, um Daten zu speichern?

  • Ja, das ist noch erlaubt, aber die Plattforme sind nicht 100% sicher. Der Wall-e Dokumentenordner ist hierfür besser geeignet.
  • Wenn du doch Dropbox oder Google Drive benutzt, achte auf deine Einstellungen. Teile den Ordner z.B. nur mit den anderen Leitern, schau alle Dokumente jährlich nach und lösche Daten, die du nicht mehr brauchst.

Was mache ich mit medizinischen Formularen?

Medizinische Formulare darfst du noch immer ausfüllen lassen. Weil dies empfindliche Informationen sind, gelten einige Extraregeln. Du darfst die Formulare nach einem Jahr deinen Mitgliedern oder ihren Eltern zurückgeben und sie fragen, die Daten zu überprüfen und aufs Neue zu unterschreiben. Dies erspart euch viel Ausfüllarbeit und die Eltern wissen, dass ihr die Dokumente regelmäßig aussortiert. Lass die Papiere nicht herumliegen und sorge dafür, dass nur die richtigen Personen Zugang zu diesen empfindlichen Informationen haben.

Darf ich potenzielle Mitglieder, von denen ich den Namen indirekt vernommen habe, noch kontaktieren?

Ja, aber du darfst diese Daten nicht aufbewahren, oder höchsten bis zu der Kampagne zur Mitgliederwerbung.

Darf ich Daten von anderen KLJ-Gruppen aus der Gegend aufbewahren, um so Werbung für unsere Veranstaltungen zu machen?

Nein, das darfst du nicht. Daten von Schriftführern und Hauptleitern kannst du schon aufbewahren, denn laut unserer Datenschutzerklärung sind dies öffentliche Daten. Andere Daten darfst du immer nur für den angegebenen Zweck nutzen und musst sie danach wieder löschen. 

Sollte ich von allen Eltern eine schriftliche Zustimmung haben, um Fotos von ihren Kinder zu machen und zu veröffentlichen?

Eigentlich schon, dann gibt es keine Diskussion. 

Bis vor kurzem fragte ich nie Zustimmung Fotos zu veröffentlichen. Soll ich jetzt alle Bilder auf unserer Facebookseite „aussortieren“ oder in eine geschlossene Gruppe hochladen?

Wenn es möglich ist, empfehlen wir beides. Auf deine öffentliche Facebookseite und -gruppe lädst du am besten nur Gruppen- und Porträtbilder hoch, für die du explizit die Zustimmung bekommen hast. Sichere dich immer ab und schau, dass du eine Zustimmung hast. Ist doch einmal ein Foto auf einer Seite gelandet, das dort nicht hin sollte, dann nimmst du es sofort heraus, wenn sich jemand beschwert. So bist du immer auf der sicheren Seite.

Site by Wieni